派遣管理のDXはコミュニケーションの見える化がポイント｜実現イメージをを紹介

本記事では人材派遣における特有の課題を紹介した後に、DXを用いた解決方法や実現後のイメージを紹介していきます。

DX化すべき理由やDX後のイメージが持てない人材派遣事業者様はぜひご覧ください。

DXとは？わかりやすく解説

経済産業省のレポートでは、DX（デジタルトランスフォーメーション）とは企業が外部の変化に対応しつつ社内の組織・文化・従業員の変革を牽引しながらデジタル技術を利用して新しい製品・サービス・ビジネスモデルを通して、ネットとリアルの両面での顧客エクスペリエンスの変革を図り価値を創出し競争上の優位性を確立することとあります。

※デジタル技術とは、クラウド・モビリティティ・ビッグデータ・ソーショル技術を指す

参考：DXレポート

つまり、DX化とは単なるIT化による効率化だけではなく業務やサービスの変革を図り、競争上の優位性を築くことになります。

派遣管理のDXはコミュニケーションの見える化に課題

人材派遣では営業スタッフ・派遣スタッフ・労務・経理・法務・クライアントなどと利害関係者が多く、コミュニケーションパスの多さが多くの課題を引き起こしています。

コミュニケーションパスが多くなると、下記のような課題が発生します。

• コミュニケーションの時間増大する
• 各者で認識の食い違いが多発する
• コミュニケーション内容の重複が発生する
• 最新情報の追跡労力が増える
• 情報の断片化が生じ、全体を把握しづらくなる

フォローするスタッフが増えるほど、コミュニケーションパスが増えるため営業スタッフや管理部門は労力が増え、生産性・作業品質が悪化することになります。

その結果、派遣スタッフのサポート不足に繋がり不満や離職につながります。

離職などの懸念事項の発生に合わせて、営業スタッフはクライアントとのコミュニケーションが増え、管理部門への連絡も滞りがちになります。

つまり、派遣スタッフの離職、クライアントからの不信、管理部門の作業工数増大と事業において多くの影響を及ぼすことになります。

派遣管理のDX化と実現イメージ

人材派遣事業におけるDX化は、コミュニケーションパスが多いが故に多発する課題を抑制することに着眼を置くことで効果的に実現できるでしょう。

しかし、営業スタッフ・派遣スタッフ・労務・経理・法務・クライアントといった利害関係者を減らすことはできません。

そのため、コミュニケーションの対象となる情報をクラウドツールを活用してデータの一元化する方法が有効となります。

1ヶ所に集めたデータをもとに、作業やコミュニケーションを行うことで各者の業務内容が変革されるでしょう。

そうすることで、コミュニケーションのコストや認識の食い違いを抑制でき、生産性向上だけでなくサービス品質の向上につながります。

特に、コミュニケーションが集中する営業スタッフを支援する派遣管理ツールの導入が効果的といえます。

派遣管理におすすめのDX化ツール

派遣事業におすすめのDX化ツールは、営業スタッフ・派遣スタッフ・労務・経理・法務・クライアントの間でデータを一元化して活用できるツールです。

特にコミュニケーションが多発する営業スタッフに着目したDX化ツールを選ぶことが派遣事業のDXに有効と言えるでしょう。

具体的な機能の一例としては下記が挙げられます。

• Web申請機能：派遣スタッフから申請をWebで行うようにする機能
• スタッフDB機能：スタッフの連絡先・スキル・経歴をクラウド上で参照する機能
• 満足度調査機能：派遣スタッフの満足度を見える化する機能
• スタッフ面談記録機能：スタッフとの面談を記録する機能
• サポートTODO機能：スタッフと約束した内容をTODOとして管理する機能

しかし、多くの派遣管理システムでは給与計算や契約書発行といった労務管理を中心とした基幹システムが大半です。

そのため、大手の人材派遣会社では自社特性のDXツールを構築しています。

企業にあったDXツールのため使いやすいといったメリットがある一方で、非常に高価です。

DX化のためのコンセプト作成や要件定義といったコンサルティングに500万円ほどかかり、システム構築には3,000万円くらいかかるのではないでしょうか。

さらに月々の、システム運用には専任の担当者が必要でかつ、サポート費として数十万円かかるでしょう。

弊社では、このような問題を目の当たりにし、安価ですぐに導入いただけるよう人材派遣DXツール「Crewnote」をクラウド型（SaaS）として提供しています。

もしご興味を持たれた派遣事業者様は、機能やデモ、費用等をご案内させていただきますので、気軽にお問合せください。

派遣管理DXツールの事例

派遣スタッフの離職が課題となっている企業で、当社の人材派遣DXツール「Crewnote」を利用いただいた事例を紹介いたします。

派遣スタッフに、業務の一環として日報を兼ねた満足度調査をしてもらうことで、各スタッフの満足度を日々把握しています。

上手くいったこと・失敗したことも併せて報告する方が多く、利用企業の取締役代表から下記のコメントをいただいています。

「Crewnoteで新卒とのやり取りが非常にやりやすくなった。コメントから日々の様子が伝わり、昨年よりもコミュニケーションが取れている。」

日報に対するコメントや「いいね」といったフィードバックもでき、関係性を日々継続できているとのことでした。

まとめ

本記事では、派遣事業をDXするにあたり、解決すべき課題としてコミュニケーションパスを挙げました。

派遣スタッフが増えるほど、コミュニケーションパスが増大し、生産性とサービス品質が落ち、離職やクライアントの信頼低下につながる原因と考えられます。

その解決策として、コミュニケーションコストが大きい営業スタッフに注目したDXツールの導入がおすすめです。

ただし、一般的な派遣管理システムは基幹システムがメインとなっているため大手派遣会社を中心に自社で独自にシステム構築しています。

当社では、安価にすぐ始められる人材派遣DXツール「Crewnote」を提供しているため、ご興味ある方はぜひお問合せください。