派遣スタッフ登録シートのWeb化による業務効率

派遣登録シート（派遣登録カード）を紙で運用していませんか？

この記事では派遣登録シートをIT化（Web化）したい派遣事業者に向けてメリットや方法を紹介していきます。

派遣登録シートを紙から脱却することで様々なメリットがあるためぜひ最後までご覧ください。

紙による派遣登録シートのデメリット

派遣登録シートを紙で運用するデメリットを紹介していきます。

いづれも派遣事業を行う方にとって致命的なデメリットとなります。

登録スタッフを検索しづらい

紙による派遣登録シートでは、スタッフの検索に時間がかかることがデメリットとして挙げられます。

1枚ずつ目視で確認する必要があるため、時間がかかるだけではなく抜け漏れも発生しやすいでしょう。

さらに、出先でスタッフを検索することができないため事務所に戻ってからの作業となるためクライアントへのレスポンス悪化や残業の発生に繋がります。

拠点が複数ある派遣会社では、社内の貴重な登録スタッフの共有ができていないために機会損失も産んでいる可能性があります。

複数の拠点間では登録シートに差があり、うまく活用できないケースも存在します。

派遣会社の営業スタッフが退職するにともなって、貴重なノウハウもなくなることもしばしば起こるでしょう。

このような紙の登録シートのデメリットもWeb化することで検索性は大幅に向上します。

場所や時間に縛られず登録スタッフを様々な軸で検索できるため、顧客満足度・生産性・機会損失の抑制につながります。

このように紙による派遣登録シートのデメリットの1つは登録スタッフが検索しづらい点にあります。

稼働スタッフしかスタッフ管理システムに登録していない

紙による派遣登録シートでは、稼働スタッフしかスタッフ管理システムに登録しない傾向にあります。

その結果、求人がない方や条件が合わず見送りになった方、不採用の方はスタッフ管理システムに登録されず未稼働スタッフの掘り起こしが限定的になってしまいます。

この原因は派遣の管理システムの多くは給与支払・勤怠管理・契約管理・請求管理を中心とした基幹システム（バックオフィス）のシステムであるためです。

この基幹システムを中心とした派遣管理システムでは給与や勤怠の管理を行う関係上、稼働スタッフを中心に管理しています。

そのため、派遣事業を推進するフロント業務（営業業務）向けの派遣管理システムを導入する必要があります。

このように紙による派遣登録シートでは、稼働スタッフしかスタッフ管理システムに登録しない傾向があり、掘り起こしできるスタッフが漏れていることがデメリットとして挙げられます。

派遣登録シートが拠点や営業担当ごとに違う

紙による派遣登録シートでは、ExcelやWordで作成していることが多く、拠点や営業担当がカスタマイズすることがあります。

その結果、営業スタッフ間で共有しづらくなっていき、情報の属人性が高まる傾向にあります。

このように紙による派遣登録シートでは拠点や営業担当ごとにカスタマイズされ、スタッフ情報が属人化する傾向にある点がデメリットとなります。

派遣登録シートのWeb化のコツ

派遣登録シートはいち早くWeb化（IT化）することが、業務改善の大きなポイントとなります。

ただし、Web化だけを目的にするのは危険です。

ここでは紙のからWebの派遣登録シートの移行のコツを紹介していきます。

派遣登録シートの入力項目をカスタマイズできること

派遣登録シートに管理したい項目は、業種によって大きく変わるため、入力項目を柔軟にカスタマイズできるシステムを選定することが大切です。

ただし、入力項目が多いと登録する求職者の負担が大きいため必要最低限する必要があります。

入力項目に設定すべき内容は、あとからスタッフ検索したい項目を入力値にすることがポイントです。

例えば、クライアントからよく指定のあるスキルや経験年数などです。

登録スタッフの検索がしやすいこと

派遣スタッフ管理システムの多くは、任意の項目（カスタム項目）を追加できることが一般的ですが、検索しづらい場合があります。

特にカスタム項目を多く設定すると検索条件を指定する入力フォームが多くなるため、直感的な操作性が重要となる点です。

そのため、登録スタッフの検索がしやすいツールを選定する必要があります。

基幹システム系が提供する派遣登録シート機能は利用を避ける

給与支払や勤怠管理、契約管理ができる基幹システム系の派遣管理システムでは、稼働スタッフの管理を前提としているため、利用を避けることをおすすめします。

稼働スタッフが中心の基幹系のスタッフ管理では、利用者を労務や総務の担当者としているため、登録スタッフの管理がしづらいためです。

たとえば、パソコンにインストールが必要であったり、給与などの個人情報が入っているため持ち出ししづらかったり、多機能で使いづらかったりなどが挙げられます。

そのため、基幹系（バックオフィス系）ではなく、派遣の営業スタッフの支援ツール（フロント系）に特化した派遣管理システムの選定がおすすめです。

派遣登録シートのWeb化におすすめのツール

派遣登録シートのWeb化においては、給与や勤怠などを管理する基幹系の派遣管理システムではなく、派遣営業の支援（フロント業務）に特化した派遣管理システムを採用してください。

基幹系では稼働スタッフのためのシステムであるため、インストールの必要性や厳格なライセンス管理、操作性のしづらさの観点から利用しづらいためです。

フロント業務に特化した派遣管理システムはCrewnote（クルーノート）がおすすめです。

クラウド型のツールであるため導入しやすく、気軽に始めることが可能です。

まとめ

派遣登録シートを紙からWebにすることにより検索性が高まり、登録スタッフの掘り起こしが可能となります。

紙データの登録スタッフを活用できていないとお悩みの派遣会社はぜひCrewnoteを用いて登録シートのWeb化を進めていきましょう。

営業スタッフの支援ツールを導入することにより、登録スタッフの掘り起こしだけではなく、面談の記録や派遣スタッフの満足度なども収集ができ業務のDX化が加速します。

興味をお持ちの派遣会社の方は個別にご説明いたしますのでぜひお問い合わせください。